INTRODUCTION
La zone 583 (Notes sur les mesures prises) dans le Format MARC 21 pour les données bibliographiques et le Format MARC 21 pour les données sur les fonds est réservée aux copies spécifiques. Cette zone indique les mesures prises pour le traitement et la référence, telles qu'une brève mention des mesures passives ou actives prises dans le but d'acquérir le document en question et la date de la dernière mention de correspondance. Les exemples utilisant cette sous-zone sont inclus dans la description de la zone 583 dans les formats MARC 21.
Les présentes listes contiennent la terminologie usuelle compilée par la Preservation of Library Materials Section of the Resources and Technical Services, Division of the American Library Association. Ces listes sont utilisées depuis leur parution en 1988. Bien que ces termes ne soient pas présentement intégrés dans la documentation du format MARC 21, leur utilisation est recommandée, notamment à des fins de catalogage conformément aux Règles de catalogage anglo-américaines, 2e édition, révision de 1988.
La terminologie normamilsée doit être utilisée dans la zone 583 pour décrire les activités liées à la conservation d'un document en particulier. Plusieurs termes peuvent être utilisés en séquence dans une même sous-zone.
Pour chaque mesure prise, il faut utiliser une zone 583 distincte, cependant les mentions déjà inscrites dans une zone 583 peuvent être supprimées de la notice lorsque les mesures prises ont été complétées, et ce selon les usages de l'organisme. Les renseignements provenant d'une note sur des mesures supprimées peuvent être retenus dans la sous-zone $x (Note non destinée au public) ou la sous-zone $z (Note destinée au public) dans le reste de la zone 583.
TERMES UTILISÉS DANS LA SOUS-ZONE $a (Mesures prises)
La sous-zone $a inclut toute mesure prise en rapport avec les documents décrits. Pour les activités de conservation, cette sous-zone comprend une description de la mesure prise.
TERMES UTILISÉS DANS LA SOUS-ZONE $l (État des documents)
La sous-zone $l définit l'état des documents décrits qui ne résulte pas nécessairement d'une mesure prise. Lorsque le terme Évaluation de l'état correspondant à la mesure prise lors des activités de conservation, cette sous-zone fournit alors des renseignements sur l'état du document. Cette sous-zone peut également renfermer des renseignements sur l'état du document qui a fait en sorte que le traitement de conservation ait été refusé, c'est-à-dire que le terme pour la mesure prise Conservation refusée, ou sur le déclassement du document original.
TERMES UTILISÉS DANS LA SOUS-ZONE $i (M&éthode suivie dans la prise des mesures)
La sous-zone $i met en évidence les moyens ou la technique favorisée pour la prise des mesures concernant un document en particulier, par exemple par la poste, en personne, services de référence par téléphone, mis au rebut, incinéré ou déchiqueté. Le tableau suivant renferme les termes utilisés dans la sous-zone $i (Méthode suivie dans la prise des mesures) et le terme correspondant de la sous-zone $a (Mesures prises).
Suivant les préférences ou les besoins locaux, un sytème de traitement additionnel comme la désacidification, l'agent de réencollage ou encore la conservation de fragments à partir de la reliure originale, est indiqué soit dans la sous-zone $x (Note non destinée au public) ou dans la sous-zone $z (Note destinée au public).