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Table des matières | Parties VIII à XI | Partie XII

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Partie I

Que signifie le terme MARC?

Qu'est-ce qu'une notice MARC? MARC est un acronyme constitué à partir de l'expression anglaise "MAchine-Readable Cataloguing", qui se traduit par catalogage ordinolingue, connu plus couramment sous le vocable catalogage lisible par machine.

Qu'est-ce qu'une notice catalographique lisible par machine?

La notice catalographique lisible par machine est une notice dont l'information peut être lue et interprétée par un ordinateur. Dans les pages qui suivent, nous expliquons son utilité ainsi que la manière dont l'ordinateur la décode.

Notice de catalogage : On distingue deux types de notices de catalogage :
1) les notices bibliographiques, qui contiennent l'information à propos d'un livre, d'un périodique, d'un enregistrement audio, d'une cassette vidéo, etc., et
2) les notices d'autorité, dans lesquelles sont consignées les formes normalisées de noms, des titres et des sujets aux fins de rendre possible des renvois réciproques dans les catalogues. Le document Comprendre le format MARC bibliographique décrit le premier type de notices, le présent document présente le second.

Notice MARC d'autorité : Les notices MARC d'autorité servent à la normalisation et la présentation des noms de personne, de personnes morales (par exemple, les sociétés, les entreprises, les institutions, etc.), des collectivités, des titres et des sujets. Elles fournissent ainsi un contrôle d'autorité, c'est-à-dire une forme reconnue de désignation de ces entités que l'on peut utiliser pour accéder aux notices bibliographiques à partir d'un nom.

Par exemple, si vous faites une recherche dans le catalogue en ligne de votre bibliothèque pour repérer le fameux récit « Les aventures de Tom Sawyer », de Mark Twain, vous pourriez obtenir à l'écran la notice illustrée ci-dessous.

Les entrées AUTEUR et SUJET (surlignées ci-dessus) sont des formes contrôlées et reconnues de vedette de nom et de sujet que l'on peut utiliser pour accéder à la notice bibliographique, mais qui sont consignées dans une notice d'autorité distincte.

Sans contrôle d'autorité, il serait aussi ardu de repérer un livre donné dans le catalogue d'une grande bibliothèque que de chercher une aiguille dans une botte de foin.

Il est important de souligner que la formulation particulière d'une vedette de nom ou de sujet découle de règles généralement reconnues de catalogage et d'élaboration de thésaurus.

De même, il ne faut pas perdre de vue que, contrairement aux notices bibliographiques, les notices d'autorité ne représentent pas des éléments de la collection de la bibliothèque. Ce sont plutôt outils qu'utilisent les bibliothécaires pour assurer la cohérence de l'ensemble des notices bibliographiques et pour constituer un cadre de référence pour l'appariement des noms et des sujets contenus dans le catalogue, de façon à faciliter l'accès aux ressources pour les usagers.

Une notice d'autorité est constituée de trois éléments principaux suivants, des vedettes, des renvois et des notes. (Il arrive souvent que les notices MARC d'autorité contiennent aussi des informations supplémentaires.) Ces trois éléments sont brièvement décrits ci-après, mais il en sera question tout au long de ce document.

1) La Vedette est la forme normalisée et « faisant autorité » d'un nom, d'un sujet ou d'un titre qui servira de point d'accès aux notices bibliographiques. L'emploi de vedettes de nom et de sujet uniformisées facilite le repérage simultané des notices qui les partagent.

2) Les Renvois sont des indications qui permettent à l'usager de repérer une variante de la forme établie du nom ou du sujet (désignées par le terme « Rappel de renvoi 'voir' ») ou diverses formes de vedettes autorisées associées à la vedette de la notice (désignées par le terme « Rappel de renvoi 'voir aussi' »). Les renvois inscrits dans les notices MARC se rapportent à la vedette d'autorité.

3) Les Notes contiennent de l'information d'ordre général à propos des vedettes normalisées ou des renseignements plus spécialisés, comme des citations d'une source de données consultée où des indications sur la vedette ont pu être trouvées ou non.

La célèbre écrivaine romantique française George Sand constitue un bon exemple de l'emploi du contrôle d'autorité dans un catalogue. L'usager peut interroger le catalogue en indiquant soit son nom véritable, Amandine Aurore Lucie Dupin, ou son pseudonyme, George Sand. La notice d'autorité nous assure que toutes les notices bibliographiques comprennent la forme le plus connue et usuelle de son nom, pour un repérage et un regroupement efficaces de toutes ses œuvres, et qu'un renvoi de catalogue associe cette forme à toutes les autres formes non utilisées de son nom. Les rappels de renvoi permettent à l'usager ou au système informatique d'ajuster la recherche.

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Partie II

La notice MARC est elle vraiment nécessaire?

Pourquoi l'ordinateur ne peut-il pas tout simplement lire les fiches d'autorité existantes? Il ne suffit pas d'introduire dans l'ordinateur l'information apparaissant sur une fiche d'autorité pour produire une notice automatisée. Il faut indiquer à l'ordinateur comment interpréter l'information. Chaque élément d'information bibliographique de la notice MARC d'autorité est précédé d'un guide d'interprétation - d'une « balise ».

L'emplacement alloué à chacun de ces éléments (vedettes, renvois et notes) est désigné par le terme « zone ». La structure des notices MARC autorise la création d'un nombre illimité de zones, sans contrainte de nombre de caractères. Cette souplesse est importante, parce que les vedettes d'autorité ne sont pas toutes de même longueur (par exemple, « Platon » et « Kennedy, Albert J. (Albert Joseph), 1879-1968 »).

Un élément d'information n'occupe pas toujours nécessairement la même place sur la notice bibliographique. Par exemple, un rappel de renvoi « voir aussi » ne commence pas toujours au 220e caractère pour se terminer au 248e. La notice MARC fournit donc à l'ordinateur une petite « table des matières », établie d'après une norme prédéfinie.

Les données « balises » : Il faut indiquer à l'ordinateur comment lire et interpréter la notice bibliographique. Le tableau ci-dessous illustre le genre d'information transmise au moyen de ces « balises ».

Si une notice d'autorité est enregistrée dans un fichier de données et comporte des balises adéquates, on peut ensuite rédiger un programme qui ponctuera et formatera l'information en vue de l'affichage sur un écran d'ordinateur. On peut aussi créer des programmes permettant de repérer et de récupérer certains types d'information dans des zones précises. D'autres programmes pourront aussi être créés pour afficher des listes de vedettes et de renvois qui correspondent à un critère de recherche donné.

Notice avec balises textuelles

« Balises »	Données
Vedette Nom : Dates :	King, Stephen, 1947-
Rappel de renvoi « voir de » Nom : Dates :	King, Stiven, 1947-
Rappel de renvoi « voir aussi de » Nom : Dates :	Bachman, Richard, 1947-
Notes Citation de la source : Citation de la source : Information trouvée :	His Carrie, 1974. Washington post, 4/9/85 (Stephen King has written 5 novels using the pseudonym Richard Bachman)

La même notice avec les étiquettes MARC

Pourquoi une norme? Bien sûr, vous pourriez concevoir votre propre méthode d'organisation des données d'autorité, mais ce serait isoler votre bibliothèque, limiter ses options et augmenter votre charge de travail. L'utilisation de la norme MARC évite la duplication des efforts tout en ouvrant la porte à un meilleur partage des données d'autorité entre bibliothèques. Choisir le format MARC, c'est donc permettre à votre bibliothèque d'acquérir des données d'autorité prévisibles et fiables. Au contraire, choisir de créer un système parallèle, ce serait vous priver des avantages qui découlent de la normalisation, puisque le format MARC a été conçu d'abord et avant tout pour faciliter l'échange d'information. Pour en savoir davantage sur l'importance de l'utilisation de la norme d'autorité MARC et des avantages qu'elle procure, consultez la Partie V du présent document.

MARC 21 : En raison du volume de ses collections et de ses programmes de coopération avec d'autres bibliothèques, la Bibliothèque du Congrès est la principale source de notices d'autorité pour les publications internationales ou états-uniennes. Quand cette bibliothèque a commencé à utiliser des ordinateurs, dans les années 1960, elle a mis au point le format LC MARC, un système reposant sur l'insertion de courtes séries de nombre, de lettres et de symboles à même les notices catalographiques pour distinguer entre les différentes catégories d'information. C'est au cours des années 1970 que la Bibliothèque du Congrès a développé la norme d'accompagnement pour les vedettes d'autorité. Le format initial a évolué jusqu'à devenir la norme MARC 21, aujourd'hui utilisée dans la plupart des bibliothèques pour l'établissement des notices bibliographiques et des notices d'autorité. Le format de données d'autorité MARC 21, de même que la documentation officielle qui s'y rapporte, est mis à jour par la Bibliothèque du Congrès. Il a été publié sous le titre MARC 21 Format for Authority Data. Il est publié aussi en français par Bibliothèque et Archives Canada sous le titre : Format MARC 21 vedettes d'autorité en version imprimée ou en ligne en version abrégée.

Lorsque l'on produit une notice au moyen de balises textuelles, puis qu'on la compare à une notice semblable, mais utilisant celle-là des étiquettes numériques MARC, on voit immédiatement à quel point le format MARC 21 est économique : il accapare moins d'espace de stockage. Comme dans les tableaux ci-dessus.

Dans la notice MARC 21, on utilise les étiquettes « 670 », « $a » et « $b » pour signaler les zones qui contiennent des sources de données, plutôt que d'enregistrer intégralement les termes « source », « citation », « information » et « trouvé » dans chaque notice.

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Partie III

La terminologie du format MARC

Dans cette partie, nous expliquons comment lire, interpréter et utiliser une notice MARC d'autorité. Nous y abordons ce que les bibliothécaires utilisant un système automatisé de bibliothèque voient généralement à l'écran et ce qu'ils ont besoin de comprendre pour ajouter, modifier ou consulter des notices. Nous nous attardons plus particulièrement aux tâches les plus courantes touchant les notices d'autorité.

Le tableau de la partie II donnait un exemple de notice MARC marquée par des balises. Le mot « balise » recoupe ici les notions de zone, étiquette numérique, indicateur, sous-zone, code de sous-zone et désignateur de contenu, définies séparément ci-dessous.

1. Les ZONES sont identifiées par des ÉTIQUETTES NUMÉRIQUES.

Zone - Chaque ZONE de la notice MARC 21 est identifiée par une ÉTIQUETTE NUMÉRIQUE. Il y a une zone pour la vedette d'autorité, des zones pour les appels de renvois, et ainsi de suite. Ces zones sont elles-mêmes divisées en « sous-zones ».

Nous utilisons des étiquettes constituées de trois chiffres, puisque l'emploi de balises textuelles allongerait inutilement la notice. (Si vous consultez en ligne un catalogue, il se peut que le nom des zones s'affiche au complet. Sachez qu'il n'apparaît toutefois pas dans la notice elle-même : c'est le logiciel qui vous le fournit.)

Étiquette numérique - Chaque zone se voit attribuer une séquence de trois chiffres ou « étiquette numérique ». Cette étiquette sert à identifier la zone qui suit - à indiquer le genre de données qu'elle renferme. Bien qu'à l'impression ou à la visualisation on puisse avoir l'impression que l'étiquette compte 4 ou 5 chiffres, elle n'en compte bien que trois : ceux qui suivent sont des indicateurs.

Voici un exemple d'utilisation des étiquettes dans une notice d'autorité pour un nom de personne.

Étiquette 100	indique la vedette de nom de personne (auteur)
Étiquette 400	indique un rappel de renvoi « voir » visant un nom de personne
Étiquette 500	indique un rappel de renvoi « voir aussi » visant un nom de personne
Étiquette 670	indique une note concernant la Source de données

Dans l'exemple ci-dessous, l'étiquette « 100 » annonce que la zone est une vedette qui représente un nom de personne.

Le Cataloging Distribution Service (CDS) de la Bibliothèque du Congrès diffuse en version anglaise une liste détaillée de toutes les étiquettes numériques, tirées de la version intégrale du Format MARC 21 pour les vedettes d'autorité et de la version abrégée du Format MARC 21 de la norme. La version intégrale est publiée en français par Bibliothèque et Archives Canada. Le recours à ces spécifications est fortement recommandé à tous ceux qui doivent travailler régulièrement avec des notices d'autorité. Il existe par ailleurs de nombreux documents qui présentent des exemples. Il est aussi possible de se procurer ces informations sur le site de la norme MARC 21, à l'adresse www.loc.gov/marc/.

Il suffit généralement d'une courte exposition à la norme MARC 21 pour que les bibliothécaires se mettent à parler en « MARCais ». En effet, ceux qui travaillent régulièrement avec les notices MARC ont tôt fait de mémoriser les numéros de zone des notices d'autorité qu'ils créent.

Vous trouverez dans la Partie VIII de ce document une description des étiquettes le plus couramment utilisée. Quelques autres sont listées dans la Partie IX.

2. Certaines zones comportent aussi des INDICATEURS.

Indicateur - Deux emplacements de caractère à la suite de l'étiquette peuvent servir d'indicateur (font exception les zones 001 à 009). Parfois, seuls le premier ou le second sont utilisés; d'autres fois, les deux le sont; dans quelques zones, notamment la zone 010, aucun indicateur n'est fourni. Quand l'indicateur est « indéfini » (c.-à-d., inutilisé), on laisse l'emplacement correspondant vierge. Dans le présent document, il est d'usage de représenter les indicateurs indéfinis par un carré (#).

La valeur d'un indicateur doit se situer entre 0 et 9 (la norme MARC autorise l'emploi de lettres, mais celles-ci sont rares). Deux indicateurs placés côte à côte peuvent donner l'impression de composer un numéro à deux chiffres, mais ils demeurent quand même des numéros distincts. La documentation sur la norme MARC 21 précise les valeurs possibles et leur signification respective. Dans l'exemple ci-dessous, les deux caractères à la suite de l'étiquette « 100 » (le chiffre trois et le symbole du carré) sont des indicateurs. Le chiffre trois est le premier indicateur, le carré (#) le second.

Le premier indicateur de la zone du nom de personne, qui a reçu la valeur 3, indique qu'il s'agit d'un nom de famille, plutôt que le nom d'une personne en particulier. Le deuxième indicateur est pour l'instant indéfini, c'est pourquoi sa valeur est représentée par un carré (#).

3. Les SOUS-ZONES ont leurs propres CODES et DÉLIMITEURS.

Sous-zone : Une zone contient plusieurs éléments de données connexes. Chacun est considéré comme une sous-zone et précédé d'une combinaison code/délimiteur de sous-zone. Les zones 001 à 009 font exception : elles ne sont pas divisées en sous-zones.

Par exemple, la zone de la vedette du nom de personne comprend, entre autres, des sous-zones permettant de consigner le nom lui-même et la numérotation, les titres et les dates qui lui sont associés.

Code de sous-zone : Ce code est une lettre minuscule (plus rarement un chiffre) précédée d'un délimiteur (le caractère utilisé pour séparer les sous-zones). Il indique le genre de données qui figurent dans la sous-zone. (La documentation sur la norme d'autorité MARC 21 énumère et décrit les codes de sous-zones valides.)

Dans l'exemple ci-dessus, les codes de sous-zone sont $a pour le nom de personne, $b pour la numérotation, $c pour les titres et qualificatifs associés au nom et $d pour les dates.

Délimiteur : Différents logiciels utilisent différents caractères en guise de délimiteur à l'écran et dans les sorties d'imprimante. La double croix «  », l'arobas « @ », le signe de dollar « $ », le trait souligné « _ » ou le symbole graphique «  » en sont des exemples. Nous utilisons la double croix «  » dans la version PDF du présent document pour délimiter les sous-zones. Nous utilisons le signe de dollar « $ » dans la version Web du présent document pour délimiter les sous-zones.

4. Le terme DÉSIGNATEUR DE CONTENU est un générique qui décrit à la fois les étiquettes, les indicateurs et les codes de sous-zone.

Le format MARC s'articule autour de trois types de désignateur de contenu : les étiquettes, les indicateurs et les codes de sous-zone. Dans son livre, MARC for Library Use (2e édition, Boston, G.K. Hall & Co., 1989, p. 5), Walt Crawford compare d'ailleurs le format MARC à une « notation sténographique ». Les trois types de désignateur de contenu mentionnés ci-dessus équivalent à des symboles sténographiques permettant d'étiqueter et d'expliquer les notices d'autorités.

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Partie IV

Qu'est-ce qu'une notice MARC d'autorité?

1. Contenu d'une notice d'autorité

Vedettes

Une notice d'autorité est créée pour chacune des formes autorisées d'une vedette. En ce qui concerne les noms, la meilleure liste d'entrées autorisées est celle de la Bibliothèque du Congrès (Library of Congress Name Authority File ou LCNAF). Les exemples présentés dans ce document sont construits d'après cette liste qui est disponible auprès du Cataloging Distribution Service (CDS) de cette bibliothèque et consultable en ligne, gratuitement, à l'adresse http://authorities.loc.gov/. En ce qui concerne les matières et noms géographiques, la principale liste utilisée est la Library of Congress Subject Headings. Elle est aussi disponible auprès du CDS sous forme imprimée ou sur support électronique. Les notices qui contiennent les vedettes d'autorités Canadiana sont accessibles dans AMICUSWeb et sont distribuées par le Service de distribution de notices MARC. Vous trouverez plus d'information concernant les Normes de catalogage et métadonnées et sur Canadiana : la bibliographie du Canada. Les notices d'autorités du Canadian Subject Headings sont accessibles dans AMICUSWeb ainsi qu'à partir du site Web du Canadian Subject Headings. Les notices d'autorités du Répertoire de vedettes-matière sont accessibles à partir du site Web du Répertoire de vedettes-matière. Il existe par ailleurs de nombreuses autres listes, comme la Sears List of Subject Headings et le Art and Architecture Thesaurus. Les vedettes-matières devraient correspondre à celles de l'une de ces listes ou suivre les mêmes règles de construction.

Toutes les vedettes de nom appartiennent à l'une ou l'autre des catégories suivantes : nom de personne, combinaison nom/titre, titre uniforme, ou sujet. Voici quelques exemples de vedettes de nom.

Un nom de personne peut établir le nom d'une personne, d'une personne morale, d'une réunion ou d'une juridiction (incluant les toponymes).

Une combinaison nom/titre est constituée à la fois d'un nom et d'un titre d'ouvrage. Le segment du nom établit le nom d'une personne, d'une personne morale, d'une réunion ou d'une juridiction. Le segment du titre contient le titre à utiliser pour identifier un élément ou une collection aux fins du catalogage. On l'emploie généralement pour des ouvrages classiques qui ont été réédités sous différents titres au cours des âges. Voici un exemple de combinaison nom/titre.

Un titre uniforme représente un titre qui n'est pas associé à un auteur en particulier. En voici un exemple bien connu.

Une vedette de sujet peut être constituée d'un terme unique, d'une phrase ou d'un groupe de termes. L'étiquette pour le sujet découle du premier terme de la vedette - nom commun, terme de genre/forme, nom géographique, nom de réunion ou titre. Les autres termes de la vedette sont saisis dans des sous-zones spécifiques appelées subdivision de sujet.

Rappels et renvois

Le format MARC 21 offre deux types de renvois permettant respectivement d'établir une liaison entre une vedette non autorisée et une vedette autorisée (rappel de renvoi « voir », étiquettes 4XX), ou entre une vedette autorisée et d'autres vedettes autorisées (rappel de renvoi « voir aussi », étiquettes 5XX). En fait, les notices d'autorité ne comprennent habituellement pas de véritables renvois explicites. Elles comprennent plutôt une variante ou des vedettes associées que l'on entre dans les zones de rappel ou de renvoi. Cette façon de faire, qui évite de créer des notices distinctes pour les références, permet un affichage efficace et précis des données d'autorité dans le catalogue et dans une présentation adéquate pour les usagers. On peut générer des affichages de renvoi en combinant le contenu d'une zone de note d'un rappel ou d'un renvoi et celui d'une zone 1XX de vedette d'une notice.

Notes

Les notices MARC d'autorité peuvent aussi comprendre des notes. Celles-ci peuvent être destinées à l'affichage public des données du catalogue ou réservées à l'usage des bibliothécaires dans le cadre de leur travail.

2. Éléments de la structure des notices d'autorité

Tout comme les notices bibliographiques, les notices d'autorité au format MARC 21 sont constituées de trois éléments principaux : le guide, le répertoire et les zones de longueur variable.

Le guide recèle les informations requises pour le traitement d'une notice. Les éléments de données y sont représentés par des nombres ou des valeurs codées et ils sont définis par leur position. Le guide est la toute première zone d'une notice MARC d'autorité et il contient 24 caractères. L'information consignée dans le guide est générée par l'ordinateur qui l'utilise ensuite pour lire et traiter la notice. Pour en apprendre plus à propos du guide, consultez la Partie X du présent document.

Le répertoire renferme une série d'entrées contenant l'étiquette de zone, la longueur de zone et la position du premier caractère de chaque zone de données de longueur variable de la notice. Chaque entrée du répertoire comprend douze positions de caractère. Le contenu du répertoire est toujours généré par le système. La Partie XII approfondit la discussion sur le répertoire.

Les zones de longueur variable sont représentées dans l'entrée correspondante du répertoire par une étiquette qui occupe trois positions de caractère. Chaque zone se termine par un caractère de fin de zone. La Partie VIII décrit les zones les plus couramment utilisées.

On doit savoir qu'il y a deux types de zone de longueur variable. Les codes X00 correspondent à des zones de contrôle de longueur. Même si ces zones apparaissent dans une entrée du répertoire, celle-ci ne comporte ni étiquette de zone, ni longueur de zone, ni position de caractère de départ. Ces informations sont remplacées par un élément de données unique ou par une série d'éléments de longueur fixe identifiés par la position de leur premier caractère. Vous trouverez dans la Partie XI des explications plus poussées sur l'utilisation de cette zone. Voici un exemple de contenu de la zone de contrôle 008.

Les zones de données de longueur variable, par contre, contiennent un indicateur à deux positions de caractère, stocké au début de chaque zone, et un code de sous-zone à deux positions de caractère qui précède l'élément de donnée de la zone. Voici un exemple de contenu de la zone de longueur variable 100 (entrée principale d'un nom de personne).

Les zones de données de longueur variable sont regroupées d'après le premier numéro de l'étiquette. L'autre segment de l'étiquette indique le type de contenu de la zone.

0XX   Numéros normalisés, indices de classification, codes
1XX   Vedettes (établies ou non établies)
2XX   Renvois complexes « voir »
3XX   Renvois complexes « voir aussi »
4XX   Rappel de renvoi « voir »
5XX   Rappel de renvoi « voir aussi »
6XX   Notes
7XX   Vedettes de liaison
8XX   Graphies alternatifs
9XX   Zones réservées à la mise en œuvre locale

Il y a aussi un parallélisme sur le plan de la désignation des contenus des étiquettes 1XX, 4XX et 7XX qui facilite l'identification de la description des zones de données d'autorité. À quelques exceptions près, les deux derniers chiffres de l'étiquette correspondent aux descriptions ci-dessous.

X00  Noms de personne
X10  Nom de collectivités
X11  Noms de réunion
X30  Titre uniforme
X48  Terme chronologique
X50  Nom commun
X51  Nom géographique
X55  Terme de genre/forme

Lorsqu'on travaille sur des notices d'autorité, il est important de ne pas perdre de vue ce parallélisme des descriptions des zones 1XX, 4XX, 5XX et 7XX, car il vous permet de prévoir le type de contenu d'une zone, même si vous ne connaissez pas sa valeur.

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Partie V

Peut-on partager les notices MARC?

Les bibliothèques partagent depuis longtemps leurs notices bibliographiques. Bien que les bibliothèques puissent gérer leur propre fichier d'autorité de noms et de sujet (et elles sont nombreuses à le faire), beaucoup d'institutions sont arrivées à la conclusion que le partage de cette responsabilité est plus rentable et qu'il entraîne une amélioration sur le plan de la qualité. De cette façon, on évite que différentes autorités bibliothéconomiques aient à réinventer la roue en créant sans cesse les mêmes notices d'autorité. Le programme NACO (Name Authority Cooperative), établi depuis longtemps, permet aux institutions de collaborer à l'établissement de la LCNAF (Library of Congress Name Authority File). On trouvera un supplément d'informations en ligne à propos du projet NACO à l'adresse www.loc.gov/catdir/pcc/.

Le programme SACO (Subject Authority Cooperative Program) est une initiative similaire plus récente établie pour permettre aux bibliothèques de soumettre à la Bibliothèque du Congrès leurs notices de sujet et leurs numéros de classification. On trouvera un supplément d'informations en ligne à propos du projet SACO à l'adresse www.loc.gov/catdir/pcc/.

C'est grâce au format MARC 21, qui procure des normes ordinolingues de représentation et de communication des données d'autorité, que les bibliothèques peuvent participer à ces programmes ou à d'autres programmes de catalogage coopératif. Sans la stabilité du format MARC, les bibliothèques ne seraient pas en mesure de partager aussi rapidement leurs données d'autorité, car leurs systèmes ne parleraient pas tous le même langage. Le système MARC nous met à l'abri de cette Tour de Babel virtuelle en établissant les spécifications techniques qui permettent la communication entre les bibliothécaires, leurs fournisseurs et quiconque distribue des notices d'autorité. De la même manière, les Normes MARC permettent aux fournisseurs de systèmes de gestion automatisée de bibliothèque de concevoir des systèmes capables de recevoir et de traiter les notices MARC standard.

Vous vous demandez sans doute comment les spécifications techniques des Normes MARC sont transmises aux bibliothèques à l'échelle du monde entier. La Bibliothèque du Congrès diffuse des mises à jour régulières du document MARC 21 Specifications for Record Structure, Character Sets, and Exchange Media. Il est publié aussi en français sous le titre Specifications MARC 21 pour la structure des notices, les jeux de caractères et le média d'échange par Bibliothèque et Archives Canada. Ce document renferme des renseignements techniques sur l'organisation des notices MARC, les jeux de caractères qui y sont utilisés ainsi que les formats dans lesquels elles sont distribuées. Il s'adresse aux personnes qui conçoivent ou entretiennent les systèmes servant à l'échange et au traitement des notices MARC.

La Bibliothèque du Congrès agit à titre d'organisme responsable des formats MARC 21 (contrôle d'autorité et format bibliographique). Dans ce cadre, cette bibliothèque gère le MARC Forum, une liste de discussion électronique internationale (marc@loc.gov) qui sert de canal de communications entre les usagers qui désirent s'exprimer sur les changements proposés ou sur d'autres questions relatives au format MARC 21. La Bibliothèque du Congrès et Bibliothèque et Archives Canada tiennent aussi des réunions publiques sur les changements apportés aux formats MARC 21.

Aux États-Unis, deux groupes s'occupent de l'examen et de la révision de la documentation sur le format MARC 21. Le comité MARBI (MAchine-Readable Bibliographic Information Committee) et le MARC Advisory Committee. MARBI, un comité de l'American Library Association (ALA), est formé de trois représentants de chacune des trois branches fonctionnelles de l'ALA (services techniques, automatisation et services de référence). Cette dernière veille à ce que le comité englobe un éventail complet de savoir-faire. Le MARC Advisory Committee est un comité élargi, composé de représentants d'organisations et d'institutions qui ont adopté le format MARC 21 et qui participent à son développement, comme des bibliothèques nationales, des réseaux de bibliothèques, des groupes de fournisseurs et d'autres associations de chercheurs ou de bibliothécaires. Ce comité tient une réunion conjointe avec le MARBI à chaque congrès de l'ALA (assemblée générale annuelle et congrès du milieu de l'hiver). Sa principale tâche est de prendre connaissance des documents de travail et des projets soumis par la Bibliothèque du Congrès, ou par son entremise, qui ont pour objet des changements ou des ajouts aux formats MARC existants. Au besoin, il peut aussi élaborer de nouveaux formats MARC en réponse à l'apparition de nouveaux secteurs. L'adoption des modifications fait suite à un consensus des responsables de la révision, mais les décisions définitives relèvent des bibliothèques nationales, comme la Bibliothèque du Congrès, Bibliothèque et Archives Canada et la British Library.

Comme vous pouvez le constater, ce sont toutes les bibliothèques qui profitent directement du fruit de ces travaux sur les Normes MARC 21. Sans celles-ci, les bibliothèques ne pourraient pas partager facilement des notices d'autorité précises.

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Partie VI

Questions relatives aux données MARC

La technologie continue d'évoluer, et cette constante évolution suscite d'importantes questions en ce qui concerne la qualité des données dont disposent les bibliothèques ainsi que les systèmes automatisés de gestion bibliothéconomique. Vous devez être conscient de ces questions et de leur importance pour votre propre bibliothèque.

A. Questions relatives aux données : Au moment d'évaluer les notices bibliographiques, il y a un certain nombre de questions que l'on devrait poser. Quelle est la qualité des données MARC? Quelles zones du format MARC 21 sont utilisées? L'information repose-t-elle sur les notices MARC de la Bibliothèque du Congrès? Dans l'affirmative, est-ce que toute l'information de ces notices est visible? A-t-on ajouté d'autres renseignements?

Certains bibliothécaires demandent à plusieurs fournisseurs de données bibliographiques de leur fournir un exemple imprimé de leurs notices MARC afin d'en vérifier l'exhaustivité et la conformité à la norme MARC 21.

Il va de soit que le succès de l'automatisation de votre bibliothèque dépendra dans une large mesure, pour vous et votre clientèle, du contenu des notices bibliographiques. Il est donc important de veiller à obtenir la meilleure qualité de notices possible.

B. Questions relatives au logiciel : Logiquement, vous poserez ensuite les questions suivantes. Est-ce que le système évalué tire pleinement parti des données de catalographiques? Conserve-t-il toute l'information et les désignateurs de contenu MARC 21?

Le système peut-il charger la notice complète, sans limitation artificielle ou déraisonnable (p. ex., du nombre de vedettes-matières indexées ou de la longueur du résumé)? Même si la disquette contenait des notices complètes d'excellente qualité, le système pourra utiliser uniquement ce qui a été transféré sur le disque dur.

Les étiquettes, les indicateurs et les codes de sous-zone MARC apparaissent-ils encore sur l'écran d'entrée de données du bibliothécaire? Les indicateurs sont-ils utilisés correctement? Les codes de sous-zone sont-ils utilisés correctement? (L'information de la Partie VIII vous aidera à évaluer l'utilisation des désignateurs de contenu.)

Une fois les notices versées dans une base de données, il faut veiller à leur sauvegarde dans le format d'autorité MARC 21. Il pourra être nécessaire de s'y reporter plus tard pour d'autres projets. Le format MARC est la norme dans le secteur. Lorsque d'autres programmes seront disponibles, la capacité de votre bibliothèque à y participer pourra dépendre de la qualité de vos notices d'autorité.

Ceci nous amène à une autre question. Est-ce que le système permet de télécharger ou recopier les notices sur une disquette, en vue de les utiliser dans d'autres projets, par exemple des échanges avec le NACO. Un programme vous permettra-t-il de recopier les notices en format de communication MARC?

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Partie VII

En conclusion

Vous savez maintenant ce que signifie l'acronyme MARC. Vous connaissez les raisons qui ont rendu nécessaire l'adoption d'un format normalisé aux fins d'identification des éléments de données d'autorité, de même que celles qui justifient l'emploi continu de ce format. Vous avez appris à définir et à reconnaître les trois types de désignateurs de contenu MARC : les étiquettes numériques, les codes de sous-zone et les indicateurs. Vous avez aussi découvert les types de contenu des groupes de désignateurs et le parallélisme qui les relie. Mais surtout, vous avez appris ce qu'est une notice MARC d'autorité, comment les points d'accès y sont consignés et comment distinguer une notice d'autorité de nom d'une notice d'autorité de sujet.

Ce n'était là qu'une introduction, et vous pourriez sans doute bénéficier de lectures additionnelles sur le sujet, voire d'un cours sur le catalogage en ligne. Vous trouverez des suggestions de documents à lire dans la bibliographie. Le format MARC peut sembler très complexe au départ, mais vous y verrez rapidement plus clair en approfondissant votre connaissance de la norme et en prenant de l'expérience dans son application. En fait, plus vous utiliserez le format MARC, plus simple il vous semblera.

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